Les étapes pour organiser un webinaire professionnel

Les étapes pour organiser un webinaire professionnel

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27/09/2022

Les étapes pour organiser un webinaire professionnel

Si vous souhaitez organiser un webinaire professionnel en ligne, découvrez les points à prendre en compte pour le réussir.

Si vous souhaitez organiser un webinaire professionnel en ligne, découvrez les points à prendre en compte pour le réussir.

Organiser et animer un webinaire professionnel en ligne

Les webinaires sont aujourd’hui des moyens efficaces pour diffuser des informations. Ils facilitent la communication avec les prospects, les employés, les collaborateurs, les partenaires et les clients. Grâce aux webinaires, il est possible de faire des présentations et des démonstrations produit à des milliers de personnes simultanément. Suivez les bonnes pratiques ci-dessous pour créer un webinaire professionnel pertinent.

1- Préparer le webinaire

La phase de la préparation est indispensable si vous souhaitez réussir un webinaire. Découvrez ses différentes étapes pour une meilleure préparation.

Choisir le thème ou le sujet du webinaire

Le challenge à cette étape est de se concentrer sur un sujet spécifique qui intéressera suffisamment vos clients cibles, les futurs participants.

Vous avez peut-être déjà une idée du sujet de votre webinaire en fonction des commentaires, des FAQ que vous recevez ou des projets en instance dans votre entreprise.
Avant de continuer le processus, rassurez-vous d’avoir choisi un thème ou un sujet qui va informer et motiver les participants. Si le thème le justifie, la participation d’invités spéciaux reste une formule gagnante.

Choisir un format de webinaire

Il existe différentes options de format lorsque vous organisez un webinaire. Il peut être adapté en fonction de vos objectifs et aspirations pour cet événement en ligne et de votre confiance en tant que présentateur. Voulez-vous offrir une expérience hautement interactive pour un petit groupe ou donner une conférence à une foule plus large ? Pouvez-vous gérer vous-même l’organisation de l’événement ou préférez-vous rebondir sur d’autres intervenants ? Ce sont tant de questions à se poser pour trouver le format idéal.

Si vous pensez que vous pourriez avoir le trac en faisant une présentation seul, vous pouvez envisager un format de style interview, dans lequel un collègue vous questionne, ou vous pouvez constituer un petit groupe d’experts pour discuter du sujet et répondre aux questions des participants.

Si plusieurs personnes sont impliquées, il est également utile d’avoir un modérateur pour diriger les débats et filtrer les questions des participants. Avoir une personne dédiée pour gérer le côté technique du webinaire pendant que vous parlez peut également vous aider à vous concentrer.

visuel webinar

Créer le contenu du webinaire

Il vous revient de réfléchir au contenu que vous allez présenter au cours du webinaire. Faites la différence avec des diaporamas, des sondages et des documents engageants.

Vous avez maintenant défini le sujet et le format dont vous avez besoin pour créer le contenu du webinaire. Cela peut être aussi simple que de rédiger une liste d’éléments dont vous discuterez, mais pour qu’un webinaire soit vraiment réussi, un certain temps doit être consacré à la création de supports visuels.

Il est facile pour les participants de perdre leur attention lorsqu’ils ne font qu’observer une tête parlante (et ils savent que vous ne pouvez pas les voir !). Concevez donc des diapositives pour donner vie à votre exposé. Préparez des images, des graphiques, des tableaux et des statistiques. Vous pouvez également effectuer des démonstrations en direct ou présenter des produits pour le garder visuellement intéressant.

Pensez à combien de temps vous voulez que votre webinaire dure et planifiez la durée de chaque segment. Vous devrez garder un œil sur l’horloge afin de prévoir du temps pour répondre aux questions des participants.

Choisir une plate-forme de webinaire

Il existe de nombreuses plateformes de webinaires différentes sur le marché. Vous pouvez profiter de plusieurs options gratuites comme Skype et Google+ Hangout.
Toutefois, le choix de la plateforme ne se fait pas au hasard. Voici les facteurs à prendre en compte :

  • Le nombre de participants qu’elle peut contenir ;
  • La possibilité de changer facilement d’enceintes ;
  • La possibilité pour les participants de poser des questions en direct ;
  • La fonctionnalité du partage d’écran ;
  • La fonctionnalité du partage de diapositives ;
  • La fonctionnalité d’enregistrement.

Choisir une date et un horaire

Notre expérience montre que certains jours et certaines heures fonctionnent mieux pour attirer le maximum de personnes. Évidemment que cela dépend de vos cibles. Si votre entreprise ou activité s’adresse à d’autres entreprises ou directement au client, la journée de travail peut être un créneau approprié à des entreprises partenaires. Cependant, une soirée ou un week-end sera probablement l’idéal pour des consommateurs directs. 

Dans tous les cas, il faudra choisir une date suffisamment éloignée pour donner aux gens une chance de la fixer dans leurs agendas et du temps pour que vous puissiez promouvoir le webinaire (au moins trois semaines).

En outre, si vous diffusez à l’international, pensez à prendre en compte les participants dans différents fuseaux horaires, lorsque vous choisissez votre heure.

visuel webinar

2- Faire la promotion du webinaire

La phase de la promotion du webinaire est également garante de sa réussite. C’est le moment clé pour réellement faire connaître l’événement. Il s’agit d’informer le maximum de personnes possibles. Découvrez les moyens pour y arriver.

Envoyer les invitations au webinaire

Envoyez l’invitation à votre liste d’e-mail. Postez des informations à son sujet sur votre site web et votre blog. Faites preuve de créativité pour attirer davantage de participants.

Créer un hashtag pour le webinaire

Les webinaires performants reposent sur leur promotion. Créer un hashtag est une bonne idée, et donne aux participants un moyen facile de parler de l’événement sur les réseaux sociaux.

3- Présenter votre webinaire

Pour vous assurer que tout se passe bien au cours de la diffusion, planifiez une séance d’entraînement où vous pourrez parcourir votre exposé et votre présentation. Faites un test de son avec le microphone de votre ordinateur. Il peut être nécessaire d’utiliser un micro externe pour que tout le monde puisse vous entendre clairement.

Dès que l’heure sonnera, votre travail pendant cette longue phase de préparation portera enfin ses fruits. N’oubliez pas d’enregistrer votre webinaire pour le télécharger ultérieurement sur une plateforme de partage vidéo ou un site web !

4- Le suivi après le webinaire

Faire un suivi

En fonction du nombre de participants à votre webinaire, essayez d’assurer un suivi personnel avec chaque participant. S’ils ont posé une question pendant le webinaire, vous pouvez les remercier de l’avoir fait et vérifier qu’ils ont reçu une réponse adéquate. Demandez-leur s’ils ont d’autres questions ou requêtes.

Mettre l’enregistrement du webinaire à disposition

Un webinaire enregistré permet de générer des leads longtemps après l’organisation du webinaire. La publication de l’enregistrement peut augmenter votre portée et générer de l’intérêt pour le produit, le service ou l’information que vous offrez.

L’organisation d’un webinaire paraît simple. Il faut en réalité trois grandes phases pour la réussir : la phase de la préparation, la phase de la promotion, la phase de diffusion proprement dite et le suivi.

Rédigé par :
Lucie Geslin, chargée de communication

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